Tema, upplägg och utförande

Konferensresor

Du vill göra resan minnesvärd, svetsa samman gruppen och göra något unikt. Du vill skapa aktiviteter som bygger värde för er vardagliga verksamhet, är utmanande för alla som är med på resan och skapar avslappnande möten mellan deltagarna. Du vill bjuda på något extra och att ni ska trivas.

Detta är grunden i alla företagsresor och konferensresor. Ni ska göra saker tillsammans, men ändå ska det finnas utrymme för människor att växa som grupp och kunna mötas i nya sammanhang.

Att sätta samman en konferensresa med ett tydligt tema är det bästa sättet att få med alla delar av en lyckad konferensresa. När tema och aktiviteter sys ihop efter gruppens behov blir resultatet bäst. Men det finns mycket att tänka på – från planering, till själva resan och allt efterarbete – så har du aldrig arrangerat en konferensresa finns det en mängd saker att tänka på så allt flyter smidigt och att deltagarna får ut rätt saker.

Vi på Scanworld har arrangerat en stor mängd konferensresor för företag och grupper i alla storlekar. Vi har planerat och hållit i resor på andra sidan jordklotet med stora strapatser och fullspäckade program, men vi har också skapat utmanande arrangemang på hemmaplan för mindre budget och med enklare logistik. Båda typerna kan faktiskt vara lika lyckade. Så oavsett vilka ni är och vilka drömmar ni har kommer du kunna hitta matnyttig information i vår reseguide.

Vill du ha hjälp – antingen med en viss del av planeringen eller att vi håller i resan från start till mål – är du alltid välkommen att kontakta oss. Vi är säkra på att vi kan skapa det perfekta upplägget för er och era förutsättningar.

Vill du ha inspiration kring resmål och aktiviteter eller tips på hur du lägger upp resan rent praktiskt är det här guiden för dig.

Joakim Asmussen

4real


Great people, great service, great offer

Varför väljer man en konferensresa med tema?

En stor fördel med konferensresor med ett tydligt tema är, om man ser det krasst, är att det finns ett strukturerat schema. Alla som planerat en resa för en större grupp vet att planering är nödvändig för att det inte ska sluta med att deltagarna gör saker på ”var sitt håll”. Det kan knorras lite i början om deltagarna känner sig för styrda, men kan man få in fria aktiviteter mellan det planerade – och kanske ge några olika valmöjligheter ibland – brukar de flesta uppskatta att det finns någon som lagt ner arbete på att lägga upp resan så den flyter smidigt.

En resa med planerade aktiviteter knyter dessutom ihop gruppen. Målet är att ni ska komma hem med gemensamma upplevelser som skapat nya band mellan deltagarna. Utan en plan är risken stor att man ändå bara umgås med dem som man träffar mest i vardagen. Att ha en tydlig idé kan vara nyckeln som låser upp för nya möten.

Aktiviteter och typer av konferensresor

Den stora frågan är vad ni ska välja för typ av resa. Vill ni ha aktiviteter som har koppling till er vardagliga verksamhet? Kanske genom att besöka ett liknande företag eller organisation för att knyta kontakter och inspireras. Ni kanske vill ha något som helt bryter av vardagen och ge chans att mötas under helt nya förutsättningar? Det är helt upp till er. Båda varianterna kan vara otroligt lyckade och ni kanske ska fundera på en kombination?

Av erfarenhet vet vi att många grupper, speciellt företag, vill kombinera olika sorters aktiviteter på resan, både för att få ”något för alla” men även för att kunna skapa ett varierat schema och få in sådant som är knutet till verksamheten på ett bra sätt.

Vi på Scanworld har skapat många kombinerade konferensresor och gjort det möjligt för deltagarna att få en kombination av fortbildning, kultur, fysiska aktiviteter, avslappning och kulinariska höjdpunkter på en och samma resa. Som sagt, vill du ha hjälp i planeringsstadiet, utförandet av resan eller båda delarna är du alltid välkommen att kontakta oss.

Vi har dessutom koll på alla skatteregler etc. som gäller kring konferensresor och vet hur ni ska lägga upp planeringen.

Inspiration till konferensresan

Det här är några av de typer resor vi har planerat och genomfört. Klicka vidare för mer information om restyperna och hur vi lagt upp dem. Se det som inspiration och kom ihåg att vårt mål är att skapa resor helt efter era önskemål.

Skidresor

Att åka till fjällen eller Alperna som företags- eller konferensresa är väldigt populärt och vi har lång erfarenhet att anordna lyckade skidresor. Möjligheten till aktiviteter är stor och man brukar kunna göra långt mycket mer än att åka skidor – det finns något för alla! Dessutom passar säsongen bra eftersom företag ofta vill resa på vintern eller våren då de flesta är i arbete. Hotellen är ofta anpassade för att samla stora grupper för konferenser och andra sammankomster.
Läs mer om skidresor

Cykelresor

Cykling på temaresan går att utforma på flera olika sätt. Vi har ordnat resor med utmanande cykling på slingriga vägar och stigar i bergsområden, men också temaresor där cykeln har använts som ett trevligt färdsätt. Kanske vill ni ha varsin cykel och färdas mellan några vingårdar under en dag? Oavsett om cykeln eller mountainbiken spelar en central roll i temaresan eller om den bara är ett rogivande inslag brukar det vara en populär del av konferensresan.
Läs mer om cykelresor

Segling

Det finns få saker som utmanar och knyter samman gruppen som segling. Väl ute på sjön gäller det att alla drar sitt strå till stacken och att alla ser till att seglingen går bra. Det brukar vara fantastiskt omtyckt. Vi har anordnat seglingsresor både i Sverige och i medelhavet och det går naturligtvis att ha segling som ett dagsevent men även som en längre resa där ni bor på båten eller lägger till och bor i land.
Läs mer om seglingsresor

Ridning

Vill ni skapa en verkligt unik temaresa är ridning ett roligt alternativ. Det är svårt att komma närmre naturen än till häst. Kanske passar det som ett flerdagarsevent där ni bor mer eller mindre under bar himmel. Vi har anordnat temaresor med ridning både kortare events i Sverige men även större resor i USA. Och det finns nog inget land som är mer klassiskt att möta på en hästrygg.
Läs mer om ridningsresor

Vinresor

Vinet är vägen in i många länders och områdens kultur. Att besöka vingårdar och äta och dricka gott är alltid en uppskattad temaresa som vi har lång erfarenhet av att anordna. Lär er om vintillverkning och provsmaka vin i klassiska områden i Frankrike, Tyskland eller Italien. Ni kanske till och med vill röra er bort mot ”den nya världen” längre vinresa? Är det något vi gillar att samla oss kring är det ett gott vin.
Läs mer om vinresor

Forsränning

Ibland vill man göra något som verkligen tänjer på gränserna och tvingar deltagarna att gå utanför sin ”comfort zone”. Forsränning erbjuder verkligen den möjligheten. Visst, man kan välja enklare och svårare forsar, så det behöver inte bli så extremt, men vill du skapa ett utmanande event finns alla möjligheter i världen. Vi har erfarenhet av resor med forsränning i olika svårighetsgrader.

En resa med företaget

Planerar du en temaresa för hela företaget eller en del av gruppen finns det ytterligare saker att tänka på för att skapa en lyckad resa. Ni ska ha det trevligt, självklart, men du vill också att företagets värden och vad ni gör ska vara en del av hela projektet.

En viktig del är att skapa enhetlig information till alla som är med på resan, både för att alla ska veta vad som händer för att få logistiken så friktionsfri som möjligt, men också för att du ska kunna ”branda” resan som er egen. Målet är att det är företaget som reser, inte bara en grupp människor.

För att nå dit använder vi ofta verktyget Trippus när vi gör företagsresor. Kortfattat har tjänsten de här funktionerna:

  • Inbjudningar: Skicka ut inbjudningar med egen design. Här har du chans att sätta tonen för resan och få med företagets logotyp och andra värden du vill ha med genom hela processen. En välarbetad inbjudan är så mycket mer uppskattat än ett e-mail som alla andra. Här finns funktioner som gör att du på ett enkelt sätt kan följa upp vilka som accepterar inbjudan och följa utvecklingen av hela eventet.
  • Registrering: All registrering under temaresan sker sedan via verktyget, något som är en ovärderlig hjälp för den som håller i planeringen. Du kan sköta all bokning gällande boende, seminarier, möten, måltider, aktiviteter och egentligen allt ni ska ta er för på resan. All information samlas sedan på ett ställe. Deltagarna kan få snabb återkoppling kring flygnummer, tider, adresser etc. och arrangören får total kontroll över kostnader och logistik.
  • Praktiska funktioner: Att kunna samla allt praktiskt på ett ställe har flera möjligheter. Istället för att skriva ut scheman, biljetter, ackreditering etc. kan alla deltagare få möjlighet att ha det samlat i sin dator, surfplatta eller telefon. Tanken är att endast en enhet ska behövas på hela resan.
  • Uppföljning: En bra resa för företaget avslutas inte när ni kommit hem. Nu handlar det om att samla upp intrycken och de goda erfarenheterna från resan. I verktyget kan du som arrangör skapa enkäter som man svarar på via SMS eller mail. På evenemangssidan kan du publicera videor och bilder från resan och behålla en känsla ni vill ska leva kvar i företagsgruppen.

Oavsett var ni vill åka, vad ni ska göra, och vilket typ av företag som är på resa är det här fantastiskt användbara funktioner som ger stort mervärde ur ett företagsperspektiv. Sen gör verktyget planeringen, utförandet och uppföljningen så mycket enklare.

Checklista inför konferensresan

Som avslutning vill vi erbjuda en checklista att använda då ni arrangerar en konferensresa. Se till att ni kan bocka av alla delar för att få en resa som flyter så smidigt som möjligt. Att logistik etc. fungerar är nödvändigt för att deltagarna ska bli nöjda och att alla får med sig bra erfarenheter från resan.

Samla information

  • Budget: Kolla upp vad du har för pengar att röra dig med och hur resan ska finansieras.
  • Sätt datum: Bestäm när resan ska äga rum. Se till att ha god framförhållning och se till att resan inte krockar med annat för (den stora majoriteten av) deltagarna.
  • Önskemål på aktiviteter: Samla in förslag på vilket tema ni ska ha på resan genom en enkät eller möten. Det är alltid lättare ju bättre förankrad resan är bland gruppmedlemmarna.
  • Sätt upp mål: Bestäm vad huvudmålen med resan är. Det kommer underlätta när ni sedan bestämmer er för vart ni ska åka och vad ni ska göra.
  • Bestäm tema: Utgå från önskemålen av aktiviteter, er budget och bestäm tema. Antingen genom att ta en ny diskussion med deltagarna eller i en mindre grupp som sköter resan.
  • Jämför resmål: Ta fram ett antal resmål och jämför dem. Se om de erbjuder vad ni är ute efter och om ni tror att de kan leva upp till era mål.
  • Bestäm resmål: Låt alla deltagare avgöra resan när ni kommit ner till 2-3 möjliga temaresor eller fatta beslutet i den mindre gruppen.
  • Ordna logistiken: Boka alla typer av resor – allt från flyget dit och hem till transfers och alla förflyttningar ni ska göra under resan.
  • Boka boende: Se till att förankra boendeupplägget i gruppen. Exempelvis om det finns anledningar att vissa inte vill bo i dubbelrum eller om det finns annat att ta hänsyn till.
  • Boka måltider: Se till att maten är planerad i största möjliga mån innan avresa. Se också över om det finns speciella önskemål – allergier, vegetarisk mat etc.
  • Boka aktiviteter: Vad ni än ska göra ska det bestämmas på förhand. För en konferens behöver ni lokaler och vill ni göra en speciell aktivitet ska det planeras på förhand.
  • Boka marginaler: Det händer alltid oförutsedda händelser på resor med större grupper, så se till att ni har marginalerna på er sida i upplägget.
  • Gör ett schema: Skriv ner allt som ska hända på temaresan, och gärna rätt detaljerat. Människor brukar uppskatta att veta innan snarare än att bli helt överaskade.
  • Skriv packningslista: Vissa aktiviteter kräver speciella kläder och utrustning. Beskriv detta tydligt för deltagarna. Det kan också vara så enkla saker som ”glöm inte passet!”
  • Var tydlig med det viktiga: När du skickar ut den färdiga inbjudan ska den viktigaste informationen vara först – var, när och hur ni åker.
  • Meddela: Skicka ut all information till deltagarna i god tid innan ni ska resa iväg.

Bestäm temaresa

Boka resan

Dokumentera informationen

Det här är några saker att tänka på när du planerar en temaresa. Men det finns alltid andra saker beroende på vad ni ska göra, vilka ni är och hur resan ska gå till.

Vi på Scanworld har anordnat resor i många, många år och för stora grupper och företag. Så vill ni ha hjälp – och göra resan mer praktisk och kostnadseffektiv – hör av er till oss!